O uso da internet na comunicação com os funcionários

Há alguns (bons) anos atrás, o meu professor de Marketing, para ilustrar a importância da agilidade no acesso a informação usava o seguinte exemplo: os vendedores de uma determinada empresa que cobria boa parte do território americano, ao final do dia, enviavam pelo correio em envelopes pré-pagos, os pedidos realizados no período juntamente com um relatório de vendas padronizado. No prazo máximo de dois dias, as informações de todos os vendedores chegavam a empresa onde eram compiladas, com os pedidos sendo encaminhados à gerência de marketing para aprovação e encaminhamento à produção. Essa espantosa agilidade possibilitava ao tomador de decisões ter sobre sua mesa relatórios detalhados sobre tudo que havia sido vendido, por quem e onde, e as pulsações do mercado, com uma defasagem de apenas três dias. Como é feito esse mesmo processo hoje? Empresas com grandes equipes de vendas disponibilizam a cada um de seus vendedores um computador portátil do tipo notebook ou hand-held. Ao realizar a venda, ainda na frente do cliente, os dados do pedido são enviados pela Internet usando a linha telefônica comum ou celular. Os dados são processados pelo sistema na empresa e estão disponíveis para acesso a todas as pessoas que vão se utilizar dessa informação. Tudo isso ocorre on-line, de forma que no período compreendido entre o começo e o término de uma xícara de café, o diretor de marketing da empresa poderá saber a evolução ocorrida nas vendas. É impensável algo mais ágil que isso. É quase como se o tomador de decisões fosse onipresente e pudesse estar junto a cada um de seus vendedores em cada venda. E isso é possível graças à tecnologia e a esse novo canal de comunicação chamado Internet.

No caso da comunicação interna, as empresas geralmente se utilizam da intranet, mas em muitas situações a empresa tem diversas unidades dispersas não interligadas por uma rede corporativa, ou tem funcionários que trabalham externamente, como no exemplo dos vendedores, ou mesmo, profissionais que trabalham em sua casa, só se dirigindo a empresa esporadicamente; nesses casos, a Internet é a melhor solução. Um segmento no qual a agilidade no acesso a informação é uma questão crucial e que utiliza intensivamente esse novo canal, é o das empresas jornalísticas,. Os textos são escritos no próprio local da cobertura e enviados para a empresa imediatamente, geralmente acompanhados de imagens. Quem não se lembra, há cerca de um ano, quando da explosão das torres do WTC em Nova York. Na ocasião, sites no mundo todo mostraram dados e imagens da tragédia, minutos após o ocorrido. Na via inversa do canal, a possibilidade de transmitir de forma ágil e barata informações da empresa ao pessoal externo é extremamente positiva no que se refere a qualificação de seu pessoal. Atualizações de preços, mudanças nos produtos, boletins informativos e diversas outras informações úteis ao bom desempenho dos funcionários podem ser disponibilizadas utilizando o site ou e-mail. Sem contar a própria cultura corporativa da empresa, que deve estar refletida no site e ser compartilhada por toda a organização e, também, a possibilidade do e-learning que será abordada em nosso próximo artigo.

É desnecessário frisar a importância estratégica para as empresas, da agilidade em seu fluxo de informações. Essa agilidade tem relação direta com a produtividade e com a tomada de decisões; quem tem acesso a informação rapidamente, e sabe usa-la, tem mais chance de ganhar o jogo na competição pelo mercado. A Internet abriu novas possibilidades nesse campo e as boas empresas já sabem disso.

Dailton Felipini é Mestre em Administração pela Fundação Getúlio Vargas. Consultor e Professor de Gestão de Empresas Ponto-com na Universidade Ibirapuera.
Editor dos sites: www.e-commerce.org.br e www.abc-commerce.com.br