10 regras para domar o monstro do e-mail

22/01/2003

O e-mail virou uma praga. Não estamos falando de spam, a prática de entupir as caixas postais com mensagens indesejadas, mas sim do gerenciamento das mensagens eletrônicas. Hoje, os negócios são tocados pelos e-mails.

• 71% dos executivos e gerentes pesquisados pela NFI Research gastam uma hora ou mais todos os dias enviando, recebendo, lendo e escrevendo e-mails;

• Mais de 25% gastam três horas ou mais por dia com e-mail;

• 68% dizem que 25% ou mais de seus e-mails não são necessários

Aprenda, então, a domar seu e-mail:

1. Organize e-mails em grupos de contexto. Ao classificar e-mails – por análises ou projetos de funcionários, por exemplo – você acaba obtendo uma sólida lista de tarefas diárias.

2. Elimine rapidamente o que não importa. Limpe logo o lixo e priorize o resto imediatamente.

3. Leia uma vez, e logo. Noventa e quatro por cento dos executivos e gerentes que pesquisamos ao redor do mundo disseram que você deve lidar com o e-mail ao recebê-lo ou nas horas seguintes.

4. Tamanho pequeno. Vá direto ao ponto, não mais que dois parágrafos. Executivos são muito ocupados, como você. Escreva apenas o necessário.

5. Evite multiplicadores de e-mail. São comunicados que pouco fazem além de expandir exponencialmente o número de e-mails. Pensar um pouco antes de apertar o botão “responder” pode poupar o tempo de todo mundo.

6. Use o e-mail como um sistema de arquivamento. Isso cria um cofre e não deixa nada passar. Também lhe permite rastrear áreas que têm mais atividade interna com base no número de e-mails sobre este assunto específico.

7. Responda e-mail que não deveria ter recebido. Você pode estar em listas “responder a todos”. Uma pequena observação dizendo que você não precisa disso reduz o crescimento da caixa de entrada.

8. Use como um veículo apropriado. Ótimo para enviar planilhas anexadas, apresentações e pequenas notas. Não tão bom quando é necessária interação humana (transmitir péssimas notícias, por exemplo).

9. Mantenha assistentes ligados. Assistentes fazem os trens andarem na hora; mantenha-os plugados.

10. Use o telefone. E-mail não resolve tudo. Em certos casos, torna-se mais eficaz pegar o telefone e ligar. Ou até levantar e ir falar com a pessoa. Frente a frente.

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